Майже кожен день затримуєтеся на роботі, часті овертайми і не залишає відчуття втоми? Доводиться бувати в ситуації, коли пропущена запланована зустріч або забутий важливий дзвінок? Якщо вищеперелічене знайоме – варто попрацювати над тайм-менеджментом.
Тайм-менеджмент або управління часом – все більш необхідна навичка на сьогодні, але для багатьох людей це поняття так і залишається не до кінця вивченим. Важливо навчитися бути продуктивним, витрачаючи мінімум ресурсів, енергії та часу.
Щоб витрачати час більш ефективно, потрібно зрозуміти, на які завдання, активності, дії воно щодня йде. У цьому може допомогти наступний експеримент – обрав якийсь один день, потрібно з початку дня і до вечора записувати всі свої активності в подробицях. Однозначно це буде непросто, і цей день випаде з низки буденності і звичного проведення часу, але в підсумку вийде розпізнати основних «пожирачів часу».
Як показує практика, до основних «пожирачів часу» можна віднести:
- незрозумілі цілі (коли конкретно не зазначено що потрібно виконати);
- не розподілені по пріоритетності завдання;
- страх/невміння сказати «Ні» у вимагаючих того ситуаціях;
- велика кількість завдань високої концентрації;
- відсутність особистої мотивації;
- наявність відволікаючих чинників і подразників на робочому місці;
- неробочі телефонні дзвінки;
- колеги, які звертаються під час виконання завдань;
- недостатнє делегування роботи підлеглим;
- неорганізоване зберігання інформації;
- раптові мітинги/зустрічі.
Уміння керувати часом є основним інструментом у боротьбі за підвищення особистої ефективності, в досягненні цілей та планів, і в цей момент на допомогу приходить тайм-менеджмент.
До основних прийомів тайм-менеджменту можна віднести:
Вчіться записувати всі думки і плани найбільш докладно, так, щоб, відкривши записи, можна було швидко почати працювати над описаною задачею. У сучасному світі практично кожен має смартфон/ноутбук та інші гаджети. Вони знаходяться з нами більшу частину доби, і тому можна, і навіть потрібно, використовувати їх для тайм-менеджменту. Для цього необхідно встановити відповідні додатки, які розміщені в Play Market і App Store (для мобільних девайсів). Ці чудові інструменти надають можливість оперативно змінювати записи, планувати довгострокові події і встановлювати нагадування.
Як сказав Іншаков: «Люди психологічно схильні братися за термінові несуттєві справи, не приділяючи достатньої уваги менш терміновим, але більш важливим». Вирішуючи термінові, але не надто важливі завдання, люди найчастіше відкладають важливі і складні, які поки ще можуть почекати. Але на наступний день на людину навалюється такий же обсяг завдань. В результаті для важливого завдання приходить момент, коли вона стає критичною, і вирішувати її доводиться в стресі.
2. Розподіл завдань за пріоритетністю
Коли день вже розплановано, слід переглянути завдання щодо їх соціальної значущості. Для того, щоб в найважчі та завантажені дні встигати виконувати заплановане, потрібно розділити завдання по пріоритетам.
Складайте список справ на початку дня/на початку тижня, додаючи і видаляючи з нього намічені завдання. І найкраще, найнеприємніші або складні завдання, які часто хочеться відкласти «на потім», виконати в першій половині дня. Це допоможе позбутися від тривожного почуття про невиконане завдання, яке все одно потрібно буде зробити. В кінці робочого дня перевірте і обробіть список. Витративши всього близько 10 хвилин вранці і ввечері, можна отримати повний контроль над планами, цілями, зобов'язаннями.
Необхідно відзначити, що складання планів і визначення пріоритетності завдань – першочергова справа, але за ним слідують та інші не менш важливі умови. Все, що виконується, має бути спрямоване на досягнення будь-якої мети. І тому дуже важливо при плануванні завдань також встановлювати і терміни їх виконання.
Терміни мають величезне значення для будь-якої мети або завдання. Однією з причин стресу і занепокоєння є відсутність встановлених термінів. Якщо спочатку не визначити, коли планується закінчити проєкт або завершити завдання, – це може позначитися тиском на команду. Так як в процесі виконання завдань не завжди все проходить як заплановано, і виникають проблеми, через які може виникнути необхідність вийти за встановлені терміни. Щоб уникнути таких випадків варто завжди виділяти час «про запас».
За фактом, якщо людина робить відразу кілька справ, це дає лише ілюзію того, що він встигає робити все швидше. Продуктивність залишається на тому ж рівні, якби ці завдання виконувалися одне за одним. Але при цьому дуже швидко з'являється негативний наслідок – стомлюваність, і, як результат, збільшується ймовірність виконати будь-яку роботу з помилками. Однозначно це те, чого потрібно уникати. Тому варто виконувати завдання по черзі, залежно від їх пріоритету. Найбільш ефективний результат досягається при концентрації на виконанні одного завдання.
Якими ж методами можна користуватися для пріоритезації завдань? Варто відзначити кілька методів розподілу завдань за пріоритетами:
ABCD
А – означають критичні завдання, які необхідно виконати прямо зараз. Такі завдання можуть спричинити негативні наслідки, якщо будуть виконані не в строк. Коли критичних завдань кілька, додатково можна використовувати цифри: А-1, А-2, А-3.
B – означають завдання, які потрібно виконати після А-пріоритетних. Вони менш критичні і не тягнуть за собою таких небезпечних наслідків, але їх виконання не менш важливо.
С – це дії/завдання, які «було б непогано зробити». Це може бути похід за покупками, прогулянки з друзями та інше.
D – завдання, які можна делегувати. Якщо є така можливість, то буде добре передати іншій людині частину обов'язків, за умови, що вона може їх виконати.
Метод Айві Лі
- Під кінець кожного дня записуйте п'ять найважливіших речей, які планується виконати завтра (5-6 завдань, не більше).
- Сортуйте їх за пріоритетами в порядку їх важливості.
- Приступаючи до роботи на наступний день, концентруйтеся спочатку тільки на першому завданні. І по завершенню першого завдання можна переходити до наступного.
- Підходьте до іншої частини свого списку таким же чином. Якщо під кінець дня залишилися завдання в списку – перенесіть їх в список на наступний день (список як і раніше не має перевищувати 5-6 пунктів).
- Повторюйте дані процеси протягом декількох днів (це увійде у звичку і буде легше виконувати їх кожен день).
Методів і підходів тайм-менеджменту безліч на сьогоднішній день, і кожен може вибрати метод по душі. Але всі вони допоможуть більш ефективно справлятися із завданнями і вміло керувати своїм часом.
Тайм-менеджмент надає величезну кількість переваг:
- найпершим досягати поставлених цілей;
- виконувати велику кількість завдань за короткий період часу;
- завжди мати чіткий план дій;
- позбутися відчуття постійної втоми;
- створювати комфортні умови роботи/відпочинку і мати контроль над своїм життям (досягаючи мети і домагаючись успіху).
Це всього лише частина того позитивного впливу, яке справляє вміння керувати часом на життя людини.
Підводячи підсумки, можна відзначити, що в сучасному світі особистий час – це основний і найдорожчий ресурс людини, який має набагато більш високу цінність, ніж матеріальні блага. Все тому, що воно не може бути повернуто або змінено. І тому так важливо навчитися цьому великому мистецтву – тайм-менеджменту!
